Office Manager Evenementen

Wij zoeken een enthousiaste en flexibele medewerker ter ondersteuning van onze evenementen- en facilitaire helpdesk in Amsterdam en Utrecht

Functieomschrijving

In deze uitdagende, dubbele functie, ga je aan de slag in onze flexibele schil als Office Manager waarbij je als facilitair helpdeskmedewerker en/of als medewerker op de evenementen desk gaat werken.

Wat houdt dit in?

Facilitair helpdeskmedewerker
Als facilitair evenementen medewerker ben jij verantwoordelijk voor het zelfstandig afhandelen van verzoeken, vragen en klachten op facilitair gebied. Je reserveert parkeerplaatsen, vergaderruimtes, roomservices en verricht licht administratieve werkzaamheden.  Zo schat je bijvoorbeeld zelfstandig de binnengekomen meldingen in het helpdesk systeem FMIS- Axxerion in op prioriteit.
Je kunt hierbij denken aan meldingen als storingen, reparatieverzoeken en zaalreserveringen. Jij zorgt ervoor dat de juiste mensen worden aangestuurd om deze storingen te verhelpen.  Je bent nauw in contact met leveranciers en collega's en zorgt  dat iedere actie die je uitzet, nauwgezet wordt geregisteerd in het systeem. Je speelt alert in op kansen, nieuwe situaties en problemen, zegt wat je doet en doet wat je zegt.

Medewerker evenementen desk
Als medewerker op de evenementen desk bij de ABN Amro in Amsterdam, zorg jij samen met je collega's voor het reserveren van diners, meetings en evenementen en ben je verantwoordelijk voor de voortgangsbewaking ervan. Je stelt draaiboeken op, maakt planningen voor evenementen en zorgt voor benodigdheden op het evenement, zoals bloemen en diverse materialen. Je onderhoud ook contact met klanten omtrent hun vragen over de voortgang van het evenement, evenals klachten en verzoeken met betrekking tot de dienstverlening. Ook in deze functie is het belangrijk dat jij iedere genomen stap goed registreert zodat je collega's makkelijk kunnen terugzien wat je hebt gedaan.

Kortom: een veelzijdige functie dus met veel uitdaging!

De werktijden bij deze functie zijn flexibel: je kunt ingeroosterd worden op diensten tussen 06:00 uur en 22:00 uur afhankelijk van jouw beschikbaarheid.

Functie-eisen

Behalve dat jij klantvriendelijk, dienstverlenend, administratief sterk, probleemoplossend en representatief bent, heb jij ook een flink verantwoordelijkheidsgevoel.

Jij:

  • Hebt affiniteit met het organiseren van evenementen en/of met helpdeskondersteuning.
  • Kunt snel schakelen tussen systemen, functies en bent sociaal vaardig.
  • Hebt MBO-4 werk- en denkniveau en hebt een opleiding afgerond richting toerisme,hospitality, evenementen- of hotelmanagement.
  • Kunt goed overweg met het MS Office pakket.
  • Hebt een uitstekende beheersing van de Engelse en Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk).
  • Bent minimaal 4 dagen per week flexibel beschikbaar.
  • Verschillende bedrijven, verschillende werkzaamheden en verschillende collega’s. Afwisseling alom.
  • Flexibele werktijden tussen 06.00 en 22.00 uur.
  • Vindt het niet erg om geen vaste werkplek te hebben.

Arbeidsvoorwaarden

Wat biedt Trigion jou? Je:

  • Een bruto-uurloon tussen de € 10,58 en € 14,-, afhankelijk van je ervaring;
  • Een reiskostenvergoeding van € 0,15 (van huis naar werk) en een vergoeding van € 0,27 voor reiskosten van locatie naar locatie, bijvoorbeeld.
  • Kom je niet met de auto? Dan worden al je ov-kosten volledig vergoed.

Contactinformatie

Ben je door het lezen van bovenstaande vacature enthousiast geworden? Klik dan op onderstaande sollicitatie-button en stuur je CV voorzien van een nette motivatiebrief. Wij willen je vragen om een pasfoto in je cv toe te voegen - dit is uiteraard niet verplicht - in verband met de representativiteit voor de functie.

Wil je eerst meer informatie? Dan kan je contact opnemen met de afdeling Recruitment via 088 298 7324.

Trigion

Trigion Services verzorgt receptiediensten bij financiële organisaties, automatiseringsbedrijven, overheidsinstellingen. Dit doen we ook voor diverse internationale organisaties. Stuk voor stuk organisaties die de complete zorg, voor dit belangrijke deel van hun ontvangst, graag in professionele handen leggen.

Dus ben jij degene die zorgt voor een gastvrij ontvangst van bezoekers en relaties? Ben je representatief en in staat om vriendelijk, snel en doeltreffend telefoontjes af te handelen? Ben je daarnaast alert op veiligheid en kun je goed omgaan met discrete informatie, dan is een hospitality- of receptiefunctie misschien iets voor jou.

Trigion Services is onderdeel van Trigion.

Deel deze vacature